Software

Projekte managen ist nicht einfach. Es gibt einfach zu viel, was koordiniert werden muss: Zeitpläne, Termine mit Geschäftspartnern und -partnerinnen oder Auftraggebern und Auftraggeberinnen, Materiallieferungen und vieles mehr. Oft hat man dann den Eindruck, dass man vor lauter Management gar nicht dazu kommt, die eigentliche Arbeit zu tun. Software macht die Sache etwas einfacher, verschiedene Tools lassen sich effizient einsetzen, um den Alltag zu erleichtern.

Stiefmütterlich behandelt

Nicht nur Freelancer haben manchmal Probleme mit dem Projektmanagement, auch Unternehmen sind auf diesem Gebiet meist noch nicht so gut aufgestellt. Häufigster Fehler: Das Projektmanagement muss nebenherlaufen. Dass ein Freelancer nicht noch einen Projektmanager anstellt, ist verständlich und in erster Linie eine Kostenfrage. Aber so einfach nebenher sollte das Projektmanagement trotzdem nicht laufen, denn dafür ist es einfach zu komplex:

– Faktor Zeit: Manchmal muss einfach das normale Tagesgeschäft ruhen, damit ein Projekt sauber abgehandelt werden kann. Das muss aber einkalkuliert werden, so dass es nicht zu zeitlichen Engpässen kommt.

– Interessenkonflikt: Jede und jeder Selbständige verfolgt eine mehr oder weniger gerade Linie, wohin es beruflich geht, wie man sich profiliert, nach außen darstellt und dementsprechend auch positioniert. Diese Linie kann mit einzelnen Projekten kollidieren. Prioritäten müssen klar gesetzt werden. In Unternehmen führt das zu Konflikten auf der Ebene von Weisungsbefugnissen und Zuständigkeiten, bei Selbständigen geht es eher darum, die vorhandenen Kapazitäten geschickt zu jonglieren und auch bei kleineren Projekten außer der Reihe die entsprechende Sorgfalt, Wertschätzung und Kompetenz zu kommunizieren.

– Projektmanager/-in ist ein Beruf. Es dürfen also auch entsprechende Qualifikationen erworben werden. Die vermittelnden Kenntnisse und Fähigkeiten sind wertvoll, und die damit verbundenen Zertifikate und Diplome garantieren Auftraggebern/-innen, dass man wirklich weiß, was man tut.

Am Anfang steht das Wissen

Wer sich also der Herausforderung Projektmanagement erst einmal bewusst ist, hat schon viel gewonnen. Die oben aufgeführten Punkte können immerhin angegangen werden, wenn sie schon einmal bekannt sind. Strukturiertes Vorgehen im Sinne einer umfassenden Planung kann geleistet werden, wenn die benötigten Vorkenntnisse erworben sind. Und die entsprechenden Kurse über Fernstudieninstitute, Berufsakademien und Abendschulen sind sogar steuerlich absetzbar, denn es handelt sich hierbei um berufsrelevante Fortbildungen.

Kenntnisse sinnvoll umsetzen

Wer sich entsprechend weitergebildet hat und seine Projekte in Zukunft besser managen will, sollte sich alle Hilfe dafür holen, die es gibt. Papier und Bleistift sind ein guter Startpunkt für die Projektplanung, aber es geht eben noch besser. Kaum ein Freelancer oder eine Freelancerin arbeiten heute noch ohne die entsprechende Projektmanagement-Software. Es fängt beim Terminplaner an, der auf Smartphone, Tablet, Laptop und/oder Desktop PC im Hintergrund läuft und in dem alle wichtigen Termine, Fristen und Kontakte eingetragen sind. Was früher die Vorzimmerdame, die Sekretärin oder die Büroangestellte übernahm, macht heute die Technik. Einfache Software ist als Freeware verfügbar, und zwar sowohl für Apple-Systeme als auch für Windows und Android/Linux. Außerdem werden die meisten Computer, Laptops, Smartphones und dergleichen bereits mit einer vorinstallierten Software geliefert, die das alles auch leisten kann. Wer höhere Ansprüche hat, findet die entsprechenden Anwendungen aber auch als kostenpflichtige Pakete.

Buch führen über die Umsetzung

Abhängig davon, in welcher Branche man arbeitet, welche Art von Projekten man durchführt und mit welchen Problemen man dabei konfrontiert wird, können unterschiedliche Programme oder Software-Pakete Sinn machen. Bildende Künstler/-innen werden einen anderen Bedarf haben als IT-Sicherheitsexperten und -expertinnen, die wiederum mit anderer Software arbeiten als Übersetzer/-innen. Die Software, die berufsspezifisch bei der Durchführung der einzelnen Tätigkeiten hilft, ist natürlich immer notwendig und muss individuell passend gewählt werden.

Unbedingt notwendig ist aber das Projektmanagement selbst: In vier Schritten sollte man über die Projektdefinition und Zielsetzung, die Durchführung, die Dokumentation und den Abschluss Buch führen. Das ist ein bisschen wie früher mit dem Aktenordner: Jedes Projekt bekommt ein eigenes Kapitel, in dem alles genau festgehalten wird. Werden häufig Projekte mit ähnlichen Definitionen und Zielsetzungen durchgeführt, lässt sich so eine gewisse Routine aufbauen, man kann sich in Umsetzung und Durchführung an vorherigen Projekten orientieren.

Ein Nebeneffekt der engmaschigen Dokumentation ist, dass eventuell auftretende Probleme, Verzögerungen und Fehlplanungen ebenfalls festgehalten werden. Ein Problem, das bekannt ist, ist aber kein Problem mehr. Denn es kann von Anfang an vermieden werden. Oder es sind zumindest Lösungsstrategien bekannt, die im Rahmen der Dokumentation des Projekts festgehalten wurden. So erleichtert man sich die Planung künftiger Projekte und kann strukturiert immer einen Plan B vorweisen. Es geht also bei der Dokumentation gar nicht so sehr darum, möglichst viele Daten im Computer zu hinterlegen, sondern darum, wertvolle Informationen für künftige Projekte zu erhalten.

Buchführung – auch ein Teil des Projektmanagements

Anfragen von Kunden/Kundinnen und Auftraggebern/-innen bearbeiten, Termine besprechen, Rechnungen schreiben, Mahnungen schicken: Auch das gehört dazu. Und zwar bei Projekten ebenso wie beim Tagesgeschäft. Diese Arbeit erleichtert man sich als Freelancer/-in ebenfalls mit Software. Vordrucke und fertige Layouts helfen, den Schriftverkehr erstens über Textbausteine so einfach wie möglich (und trotzdem rechtssicher) und zweitens elektronisch abzuwickeln.

Der Kontakt mit Geschäftspartnern und -partnerinnen kann über einen Telefon- oder Büroservice gehalten werden. Denn nicht jeder hat heutzutage Verständnis für eingeschränkte Bürozeiten, und die Projektdurchführung muss schließlich auch irgendwie vonstattengehen. Die Hotline nimmt 24 Stunden an 365 Tagen telefonische Anfragen entgegen, leitet die Anliegen weiter und ist weitaus kundenfreundlicher als der herkömmliche Anrufbeantworter, der in den meisten Fällen ohnehin nicht zum Hinterlassen einer Nachricht genutzt wird.

Angenehm in Zeiten des digitalen Arbeiten ist, dass Software nicht mehr auf den schweren Desktop PC geladen werden muss, sondern dass die meisten Anwendungen online über die Cloud genutzt werden können. Das elektronische Büro des modernen Freelancers und der modernen Freelancerin ist also mit einem guten Internetvertrag immer und von überall her erreichbar. Das macht unabhängig und spart die Kosten für Hardware und den damit verbundenen Büroraum.

https://youtu.be/ID4Hy0AhGJ0