Die Digitalisierung bringt für Unternehmen, auch für die vielen Freelancer, eine ganze Reihe von überzeugenden Vorteilen mit sich. Nahezu alle Unternehmensprozesse können durch die digitalen Errungenschaften komfortabel und kostengünstig umgesetzt werden und haben einen positiven Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.
Doch das digitale Datenmanagement ist an die Einhaltung komplexer rechtlicher Regelungen geknüpft. In Deutschland sind das BSDG (Bundesdatenschutzgesetz) und die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union). Insbesondere die DSGVO, die seit dem 25. Mai 2018 gilt, schafft bei Unternehmern und Freelancern Unsicherheit. Zum einen, weil die Regelungen komplex sind und auch einen gewissen Interpretationsspielraum bieten. Zum anderen, weil die Sanktionen ihrer Nichtbeachtung unangenehm sind.
Auswirkung der Digitalisierung auf Freelancer und deren Kunden
Durch die Digitalisierung profitieren sowohl die Freelancer als auch deren Kunden. Die Freelancer können – wie oben bereits beschrieben – ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Das gilt auch für die Werbung und die Kundenbelieferung, die zügiger und zuverlässiger umgesetzt werden kann. Das dient auch der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung. So haben Kunden die Möglichkeit, sich über das Internet unkompliziert über Leistungen informieren zu können und Produkte bequem online bestellen und bezahlen zu können.
Auswirkungen der DSGVO
Durch die DSGVO ist die Erhebung, Speicherung, Bearbeitung und Löschung von Daten umfangreichen Regelungen unterworfen. Die Vorschriften dienen dem Schutz der personenbezogenen Daten aller Kunden und Interessenten, die mit Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, natürlich auch mit Freelancern, Kontakt haben. Dabei wird unter anderem auch in Daten unterschieden – in solche, bei denen die digitale Version für die Aufbewahrung optimal scheint, und in solche, die in schriftlicher Form aufbewahrt werden sollte.
Daten in Papierform lagern
Heute ist es erlaubt, alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen, zu scannen und digital zu speichern. Es gibt aber auch Ausnahmen, in denen Unternehmen von dieser komfortablen Form nicht Gebrauch machen. Das kann beispielsweise bei Urkunden sein, die auch einen ideellen Wert haben. Zudem ist die papiergebundene Archivierung auch bei wichtigen Dokumenten sinnvoll, da diese bei rechtlichen Auseinandersetzungen als beweiskräftiger gelten als die digitale Variante. Solche Daten sollte am besten in Räumen mit optimalen Brandschutzvorkehrungen aufbewahrt werden.
Löschfristen und Vernichtungsfristen berücksichtigen
Archivierung verschlingt Kapazitäten. Das gilt für die physische Aufbewahrung von Dokumenten ebenso wie die digitale Archivierung von Daten. Das Handels- und Steuerrecht schreiben vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind,
Handelsbriefe und Geschäftspost haben eine Archivierungsfrist von sechs Jahren, Buchungsbelege von zehn Jahren.
Dazu kommen die Löschfristen, die die DSGVO vorschreibt. So gibt die DSGVO das Recht auf Vergessenwerden an. Der Art. 17 sagt: “Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, … .” Allerdings gibt es Gründe, die eine umgehende und umfassende Löschung von Daten nicht möglich machen. Beispiele hierfür sind der Arzt, der seinen Patientenakten als Nachweis bei eventuellen Kunstfehlerklagen aufbewahren kann, oder die Vertragsunterlagen für ein bestehendes Vertragsverhältnis.
Daten und Akten richtig und rechtskonform vernichten
Viele Unternehmen – und selbstverständlich auch die Freelancer – freuen sich darüber, wenn die Dokumenten- und Datenflut optimal minimiert werden kann. Digitale Dateien, die zu löschen sind, können nicht einfach in den Papierkorb verschoben werden. Verlangt wird ein mehrfaches Überschreiben der Daten. Auch eine Entmagnetisierung kann durchgeführt werden. Zudem wird auch vorgeschrieben, dass Datenlöschungsprotokolle angefertigt werden.
Die Löschung von papiernen Akten hat rechtskonform, vor allem auch nach DSGVO, zu erfolgen. Wertvolle Unterstützung leisten dabei professionelle Aktenvernichter, wie sie beim B2B-Händler Gaerner verfügbar sind. Es gibt hier drei Schutzklassen zu berücksichtigen, die speziell für normale, vertrauliche oder geheime Daten konzipiert sind. Zudem werden unterschiedliche Sicherheitsstufen relevant. Das beginnt bei Stufe 1 für einen klassischen Katalog und reicht bis zu militärisch vertraulichen Daten, die in Stufe 7 eingeordnet werden. Spezialisierte Unternehmen beraten zu den Einteilungen und den für sie geeigneten Aktenvernichtern.
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